Los niveles organizativos de la empresa según sus funciones y responsabilidades
Si se examinan con detenimiento las diferentes tareas que se realizan dentro de una empresa y se analizan según el grado de responsabilidad, capacidad de decisión, conocimientos requeridos y consecuencias que producen sobre el conjunto de la organización, se observa que no todas las personas desempeñan funciones equivalentes. Esta diferencia no significa que unas actividades carezcan de importancia y otras sean esenciales, sino que cada función se sitúa en un nivel determinado de responsabilidad y contribuye de una manera específica al funcionamiento general de la empresa. Para organizar esta diversidad de actividades resulta necesario establecer una estructura que distribuya las tareas, determine quién toma las decisiones, quién las convierte en instrucciones concretas y quién ejecuta directamente las operaciones necesarias para alcanzar los objetivos. De este modo, tradicionalmente se distinguen tres grandes niveles organizativos: el nivel directivo, el nivel ejecutivo y el nivel operativo.
La existencia de estos tres niveles se explica por la propia complejidad de la empresa. Una organización empresarial reúne personas, recursos financieros, instalaciones, maquinaria, información, materias primas, tecnologías y relaciones con clientes, proveedores y otras instituciones. Todos estos elementos deben coordinarse de manera coherente para evitar que cada persona actúe exclusivamente según sus propios criterios. Si una empresa estuviera formada por un reducido número de personas y desarrollara una actividad sencilla, la organización podría ser poco compleja, pues una misma persona podría decidir los objetivos, distribuir las tareas y ejecutar directamente una parte importante del trabajo. Sin embargo, a medida que aumenta el tamaño de la empresa, el número de trabajadores, la variedad de productos y servicios y la cantidad de recursos que deben administrarse, resulta imposible que una sola persona controle directamente todas las actividades. Por esta razón, las responsabilidades se distribuyen en diferentes niveles.
Esta distribución responde, ante todo, a la necesidad de dividir el trabajo. La división del trabajo permite que las personas se concentren en funciones determinadas y desarrollen conocimientos y capacidades específicos. Sin embargo, dividir el trabajo genera inmediatamente una nueva necesidad: la coordinación. Si cada departamento, cada trabajador o cada responsable actuara de forma independiente, la especialización podría producir desorden en lugar de eficiencia. La empresa necesita, por tanto, una estructura que conecte las decisiones generales con las acciones concretas. El nivel directivo define la orientación general; el nivel ejecutivo transforma esa orientación en planes, instrucciones y mecanismos de coordinación; y el nivel operativo realiza las actividades directamente relacionadas con la producción de bienes o la prestación de servicios. Los tres niveles forman, por tanto, una cadena funcional en la que las decisiones y la información circulan continuamente.
El nivel directivo ocupa la posición de mayor responsabilidad dentro de la estructura empresarial. Sus integrantes se encargan de determinar hacia dónde debe dirigirse la empresa y qué objetivos generales deben alcanzarse. Sus decisiones suelen tener consecuencias amplias y prolongadas en el tiempo, porque afectan al conjunto de la organización. Un directivo debe decidir, por ejemplo, si la empresa debe expandirse hacia nuevos mercados, desarrollar nuevos productos, realizar una inversión importante, modificar su estrategia, adquirir nuevos recursos o reorganizar determinadas áreas. Estas decisiones no se limitan a resolver un problema inmediato, sino que establecen la dirección general que condicionará numerosas actuaciones posteriores.
La elevada responsabilidad del nivel directivo se debe a que sus decisiones afectan a una gran cantidad de personas y recursos. Cuando un trabajador operativo realiza una tarea concreta, el resultado de su actuación suele encontrarse relacionado principalmente con esa operación. En cambio, una decisión directiva puede modificar el trabajo de cientos o miles de personas, comprometer grandes cantidades de recursos financieros o determinar la supervivencia futura de la organización. Cuanto mayor es el alcance de una decisión, mayor suele ser la responsabilidad asociada a quien la adopta. Por esta razón, el nivel directivo debe poseer una visión amplia de la empresa y de su entorno, ya que no puede concentrarse únicamente en una actividad aislada.
El directivo necesita comprender cómo se relacionan entre sí las distintas partes de la empresa. Debe analizar la situación económica, los recursos disponibles, las necesidades de los clientes, la evolución de la competencia, las posibilidades tecnológicas, los riesgos y las oportunidades futuras. Su función consiste fundamentalmente en establecer prioridades. Los recursos de una empresa son limitados y, por ello, no es posible realizar simultáneamente todas las inversiones o actividades que podrían resultar convenientes. Dirigir implica seleccionar qué objetivos deben perseguirse, qué recursos se destinarán a cada finalidad y qué riesgos pueden asumirse. La dirección constituye, por tanto, un proceso de decisión basado en la obtención y análisis de información.
Además, el nivel directivo debe establecer los objetivos generales que darán sentido al trabajo de los demás niveles. Una empresa necesita conocer qué pretende conseguir y dentro de qué plazo. Los objetivos pueden estar relacionados con la rentabilidad, el crecimiento, la calidad, la innovación, la expansión territorial, la mejora del servicio o la estabilidad de la organización. Sin objetivos, las actividades individuales carecerían de una orientación común. Cada departamento podría esforzarse por mejorar sus propios resultados sin considerar si esas mejoras contribuyen realmente al éxito global de la empresa. La función directiva evita, en la medida de lo posible, esta dispersión, porque define una finalidad general que permite coordinar los esfuerzos.
Sin embargo, el nivel directivo no puede limitarse a formular objetivos generales y esperar que estos se cumplan automáticamente. Entre la decisión estratégica y la ejecución práctica existe una distancia considerable. Decidir que una empresa debe aumentar sus ventas, mejorar su productividad o introducir un nuevo servicio no explica todavía qué acciones concretas deben realizarse. Es necesario traducir los objetivos generales en planes específicos, distribuir responsabilidades, asignar recursos y supervisar la evolución de las actividades. Esta función corresponde principalmente al nivel ejecutivo.
El nivel ejecutivo constituye el vínculo entre la dirección general y la actividad concreta. Su importancia se debe a que transforma las grandes decisiones en acciones organizadas. Los responsables de este nivel reciben las orientaciones generales procedentes de la dirección y las convierten en planes de actuación aplicables a departamentos, equipos o áreas determinadas. Deben determinar cómo alcanzar los objetivos establecidos, qué tareas deben realizarse, quién debe asumirlas, qué recursos son necesarios y cómo debe controlarse el desarrollo de las operaciones.
La responsabilidad del nivel ejecutivo es considerable porque sus integrantes deben comprender simultáneamente dos realidades diferentes. Por una parte, necesitan conocer los objetivos generales establecidos por la dirección; por otra, deben entender las características concretas del trabajo que realizan los empleados operativos. Esta posición intermedia exige una capacidad especial de traducción organizativa. Los objetivos formulados de manera general deben convertirse en instrucciones comprensibles y realizables. Por ejemplo, si la dirección decide mejorar la calidad de un producto, los responsables ejecutivos deben establecer procedimientos, controles, recursos y métodos de trabajo que permitan materializar esa decisión.
El nivel ejecutivo también desempeña una función fundamental de coordinación. En una empresa existen actividades interdependientes. La producción necesita recursos procedentes de las compras; las ventas requieren información sobre los productos disponibles; la distribución depende de la producción y del almacenamiento; la administración debe registrar numerosas operaciones realizadas por otros departamentos. Si estas actividades no se coordinan, pueden producirse retrasos, duplicaciones, desperdicio de recursos y conflictos. Los responsables ejecutivos supervisan la relación entre las diferentes partes de la organización para procurar que todas avancen de manera compatible con los objetivos generales.
La supervisión constituye otra de las razones por las que el nivel ejecutivo resulta indispensable. Los planes pueden estar correctamente diseñados, pero la realidad puede modificar sus resultados. Pueden aparecer retrasos, problemas técnicos, cambios en la demanda, errores en los procesos o dificultades relacionadas con los recursos disponibles. Los responsables ejecutivos deben detectar estas situaciones, analizar sus causas y adoptar medidas correctoras dentro de su ámbito de responsabilidad. Su función no consiste solamente en transmitir órdenes, sino en observar el funcionamiento real de la organización y adaptar la ejecución a las circunstancias concretas.
Por debajo de estos niveles se encuentra el nivel operativo, integrado por las personas que realizan directamente las actividades necesarias para producir bienes o prestar servicios. Este nivel constituye la base material y funcional de la empresa porque es en él donde se desarrolla una gran parte de las acciones concretas. Los trabajadores operativos pueden fabricar productos, atender a los clientes, transportar mercancías, reparar equipos, registrar operaciones, almacenar materiales, prestar asistencia técnica, preparar pedidos o realizar numerosas actividades específicas. Sin la realización efectiva de estas tareas, las decisiones de los niveles superiores permanecerían únicamente como proyectos o intenciones.
La importancia del nivel operativo demuestra que la existencia de una jerarquía no equivale a afirmar que las personas situadas en los niveles superiores sean las únicas que generan valor. Una decisión directiva puede ser excelente desde el punto de vista teórico, pero no producirá resultados si las actividades necesarias para aplicarla no se realizan adecuadamente. Del mismo modo, una planificación ejecutiva carecerá de eficacia si los procedimientos no pueden llevarse a la práctica. El nivel operativo convierte los recursos y las decisiones en resultados concretos. Por esta razón, su actividad está estrechamente relacionada con el producto o servicio que finalmente recibe el cliente o usuario.
Las responsabilidades del nivel operativo suelen ser más específicas y delimitadas que las del nivel directivo. Esto se debe a que sus tareas están vinculadas a operaciones concretas y a procedimientos determinados. Un trabajador debe conocer qué actividad tiene que realizar, cómo debe ejecutarla, qué recursos puede utilizar y qué resultado se espera de su trabajo. Esta especialización permite aumentar la precisión y la eficiencia. Sin embargo, la delimitación de responsabilidades no implica que los trabajadores operativos sean simples ejecutores sin capacidad de conocimiento o iniciativa. Quienes desarrollan directamente una actividad poseen con frecuencia una información práctica muy valiosa sobre los problemas reales de los procesos, las necesidades de los clientes y las posibilidades de mejora.
Precisamente por esta razón, la información no debe circular exclusivamente desde los niveles superiores hacia los inferiores. Una organización eficiente necesita también que la información ascienda desde el nivel operativo hacia el ejecutivo y el directivo. Los trabajadores que participan directamente en la producción o en la prestación de servicios pueden detectar errores, cambios en las necesidades de los clientes, deficiencias en los procedimientos y oportunidades de mejora. Si esta información no llega a quienes toman decisiones, la dirección puede actuar basándose en una representación incompleta de la realidad. Por ello, aunque tradicionalmente se represente la estructura empresarial como una jerarquía descendente, la comunicación eficaz debe ser también ascendente y horizontal.
La diferenciación entre nivel directivo, ejecutivo y operativo se fundamenta, por tanto, principalmente en el alcance de las decisiones y en la responsabilidad asociada a ellas. El nivel directivo se ocupa de cuestiones generales y de largo alcance; el nivel ejecutivo transforma esas orientaciones en planes y coordina su aplicación; el nivel operativo realiza las actividades concretas. Esta distribución permite que cada persona o grupo de personas concentre su atención en un tipo determinado de problema. La dirección puede dedicarse a analizar el futuro y la estrategia sin tener que controlar personalmente cada operación cotidiana. Los responsables ejecutivos pueden coordinar los procesos sin tener que adoptar todas las decisiones generales. Los trabajadores operativos pueden especializarse en la realización de actividades concretas sin asumir necesariamente la responsabilidad sobre el conjunto de la organización.
Esta estructura también facilita la rendición de cuentas. Cuando se produce un resultado favorable o desfavorable, es necesario analizar qué decisiones se adoptaron, cómo se aplicaron y cómo se ejecutaron las actividades. La división en niveles permite identificar ámbitos de responsabilidad. Si una estrategia general fue incorrecta, el problema puede encontrarse en el nivel directivo; si los objetivos eran adecuados, pero la coordinación resultó deficiente, puede existir un problema ejecutivo; si los procedimientos eran correctos, pero determinadas operaciones no se realizaron según lo previsto, la dificultad puede encontrarse en el nivel operativo. Esta diferenciación no debe utilizarse para buscar culpables de forma automática, sino para comprender científicamente el funcionamiento de la organización y localizar el origen de los problemas.
La estructura en tres niveles permite también reducir la complejidad de la gestión. Una empresa grande no puede funcionar mediante relaciones directas entre la máxima dirección y cada uno de los trabajadores. La cantidad de información sería excesiva y las decisiones se volverían lentas. Los niveles intermedios actúan como mecanismos de organización que agrupan, transmiten y coordinan información. De esta manera, la dirección recibe datos sintetizados sobre áreas o departamentos, mientras que las instrucciones generales se traducen progresivamente en actividades más concretas. Esta reducción de la complejidad permite que la organización pueda funcionar sin que cada decisión tenga que pasar directamente por la máxima autoridad.
Sin embargo, la existencia de niveles organizativos también puede generar dificultades si la comunicación es excesivamente rígida. Una estructura demasiado jerarquizada puede provocar lentitud en la transmisión de información y dificultar la adaptación a los cambios. Por esta razón, las empresas modernas buscan con frecuencia complementar la estructura jerárquica con equipos de trabajo, sistemas de comunicación más ágiles y una mayor participación de los empleados en determinadas decisiones. No obstante, incluso en las organizaciones más flexibles continúa existiendo una diferenciación entre las decisiones de carácter general, la coordinación de las actividades y la ejecución directa de las operaciones. Por ello, los tres niveles siguen siendo una herramienta fundamental para comprender cómo se distribuye la responsabilidad empresarial.
En definitiva, las distintas tareas de una empresa se estructuran en los niveles directivo, ejecutivo y operativo porque la actividad empresarial es demasiado compleja para que todas las personas tengan la misma responsabilidad y realicen las mismas funciones. El nivel directivo establece la orientación general, define los objetivos y adopta las decisiones de mayor alcance; el nivel ejecutivo convierte esas decisiones en planes concretos, coordina recursos y supervisa su aplicación; y el nivel operativo ejecuta directamente las actividades que permiten producir bienes y prestar servicios. Los tres niveles son diferentes, pero ninguno puede funcionar adecuadamente de forma aislada. La dirección necesita información procedente de la realidad operativa; el nivel ejecutivo necesita comprender las decisiones generales y las condiciones concretas del trabajo; y el nivel operativo necesita objetivos, recursos y procedimientos que orienten su actividad. La empresa funciona eficazmente cuando estos tres niveles se encuentran coordinados, porque la estrategia, la organización y la acción concreta constituyen etapas distintas de un mismo proceso destinado a transformar decisiones y recursos en resultados.
M.R.E.A.
